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CONFORMACION DE LOS GRUPOSDE DOCUMENTOS
El primer paso en cada una de las
Dependencias para la organización delarchivo,
es dividir la documentación en tresgrandes grupos,
y éstos a su vez, ensubgrupos.
Se abrirá una carpeta por cada año,
organizando los documentos en ordenascendente
de acuerdo a la fecha o lanumeración si es que la posee
(ej:resoluciones rectorales).
Los grupos y subgrupos quedan conformados así:
Grupo 1:
CORRESPONDENCIA:
Actos decisorios del Consejo Directivo
Correspondencia interna despachada
Correspondencia interna recibida
Correspondencia externa recibida
Correspondencia externa despachadaInvitaciones a eventos
- tarjetas recibidas
Razoneros recibidos
Razoneros despachados
Resoluciones rectorales
Para organizar la correspondencia de debe tener en cuenta:

Cada comunicado debe ir unida a su respuesta.

La correspondencia tanto emitida como recibida,
que forma parte deun expediente,
se ordena con dicho expediente.

La correspondencia que acompaña a una información importante,
facturas, informes u otros documentos,
se archiva en función de estainformación adjunta
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La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma partede un expediente ni acompaña a una información importante,
es decir,que se limita a una información más genérica.
Se debe agrupar en:
Correspondencia Externa:
Cuando se trata de correspondencia entreuna unidad administrativa de la Universidad y personas oinstituciones ajenas a ella.
Correspondencia Interna:
Cuando se trata de correspondencia o notasinteriores entre unidades administrativas de la Universidad.Grupo 2:
TRAMITES ADMINISTRATIVOS
Control de fotocopias
Control presupuestal
Control Inventarios
Cuentas de cobro
Reembolso de caja menor
Solicitudes
Transferencias Internas de Servicios
PEDIDOS
Almacén
Campus creativo
Librería
NOTA: Para la organización de la correspondencia,
se debe legajar ymantener completa con sus anexos.